Como tecnologia pode melhorar os processos financeiros

A gestão dos processos financeiros é uma das tarefas mais complexas dentro de uma empresa. Afinal, o departamento de finanças acumula funções essenciais para o funcionamento da organização: o planejamento do orçamento, a gestão tributária, o controle do fluxo de caixa, entre tantas coisas atividades.

Devido a esse influxo gigante de informações, o setor precisa ser otimizado o quanto antes. Caso contrário, você terá 10 funcionários trabalhando estressados em tarefas que demandariam 5 funcionários produtivos com as ferramentas corretas.

Com o avanço significativo da transformação digital para o ambiente corporativo, as soluções de gestão se destacam e podem revolucionar a otimização dos processos financeiros do negócio. Com sistemas de gestão integrados para todos os departamentos, sua empresa poderá trabalhar como um organismo coeso e lucrativo.

Então, confira este post especial que fizemos para você entender tudo o que a tecnologia pode trazer para a sua empresa:

Você conhece processos financeiros da sua empresa?

Conhecer os processos de uma empresa é certamente a tarefa mais importante para melhorar a eficiência de quaisquer setores ou área. Porém, apesar de aparentemente simples, identificar processos pode não ser algo tão fácil. Por quê? O principal motivo é que, atualmente, as funções de uma organização estão tão interconectadas que frequentemente você não saberá dizer onde começa uma e termina outra.

Por isso, entre os especialistas, circula um jargão divertido: “o difícil processo de identificar processos”. No setor de finanças, essa jornada pode ser ainda mais difícil, uma vez que praticamente todos os outros setores confluem para ele de algum modo. Por exemplo, o setor de TI precisa de um orçamento para funcionar, gera custos e agrega valor para a empresa. Da mesma forma, podemos dizer isso para a Logística, o RH, as Operações, o Time de Vendas etc.

Você, então, já deve imaginar que não deve ser simples reunir todas as informações sobre cada setor e integrar em processos unificados. Sempre há o risco de deixar algo escapar. Na verdade, sem o auxílio da tecnologia (conforme veremos a seguir), essa pode ser uma tarefa extensa com resultados improdutivos.

A seguir, vamos dar dois exemplos de processos potencialmente ineficientes, que podem ter seus resultados otimizados com a tecnologia:

Orçamento

Ele é uma projeção de quanto sua empresa precisará dispor de dinheiro para funcionar em determinado período. Usualmente, fazemos esses cálculos para a base de um mês a um ano. Então, é comum dividir o orçamento em mensais, trimestrais, semestrais e anuais.

O processo orçamentário de qualquer intervalo de tempo segue praticamente o mesmo fluxo:

1. Estabelecer o custo de cada departamento no período anterior
2. Fazer cálculos de correção monetária para ajustar os gastos de acordo com a inflação
3. Verificar quais setores receberão investimentos
4. Estimar o quanto a empresa precisa gastar globalmente e setorialmente
5. Reunir-se com os gestores de cada setor para conferir se o orçamento atinge as suas expectativas.

Contabilidade

Geralmente, cada setor faz transações que têm um impacto financeiro. Por exemplo, ao adquirir uma tecnologia com um cartão corporativo, um gestor de TI estará sujeito ao pagamento de IOF, que deve ser integrado aos custos tributários de uma empresa.

Da mesma forma, ao demitir um funcionário, o RH gera despesas trabalhistas que aumentam as despesas temporariamente. Por isso, o processo contábil pode se tornar complicado, uma vez que precisamos:

1. Identificar todos os tipos de transações financeiras que cada departamento faz, como compras, transporte etc
2. Verificar quais ações internas podem gerar um aumento extraordinário de despesas
3. Criar canais de comunicação que permitam a integração das transações e ações de cada setor com o financeiro
4. Fazer o faturamento das despesas
5. Verificar quais são os atuais marcos regulamentários e tributários e calcular a tributação que incidirá naquele ciclo fiscal.

Como a tecnologia pode ser uma solução financeira?

Controle de contas

Ter uma solução tecnológica de cobrança reduzir pequenos custos que sua empresa tem com a etapa de controle de contas. Afinal, seus colaboradores devem manter registro de todos os detalhes manualmente em um processo incessante de atualização de planilhas, que gasta energia e tempo.

Tempo, para as empresas, é dinheiro e energia é sinônimo de produtividade. Com uma aplicação de cobrança automatizada, cada transação é lançada em tempo real no sistema. Desse modo, o financeiro pode ser mais do que o setor de faturamento da sua empresa.

Além disso, uma solução de controle de contas pode permitir processos otimizados para o pagamento em atraso e as contas que ainda não foram pagas. Afinal, será possível criar notificações cada vez que um boleto estiver próximo do vencimento.

Assim, o controle de pagamentos fica tão fácil como mexer na sua conta do Facebook, pois as contas que estão sendo pagas são atualizadas em tempo real em uma interface como a linha do tempo dessa mídia social.

Por fim, ainda há a questão da acessibilidade. Ela torna simples para os proprietários do negócio obterem as atualizações em qualquer lugar. Com isso, o negócio pode permanecer sempre na palma do proprietário.

Então, mesmo quando os gestores estiverem ausentes em uma viagem, eles continuarão cientes do que está acontecendo no seu negócio, tudo o que será preciso é uma conexão à internet.

Automação de processos

A automação de processos é um conceito simples em que as tarefas humanas são simplificadas e otimizadas por aplicações de software. Isso é feito para reduzir os custos do trabalho humano, torná-los mais fáceis e mais eficientes para os gerentes, além de reduzir a taxa de erros humanos.

Devido à mão de obra humana ter um custo tão caro em algumas tarefas simples, a automação é mais frequentemente associada ao corte de custos. Se há tarefas que podem ser feitas com o mínimo de envolvimento humano, não devemos gastar o precioso recurso do raciocínio lógico humano ser desperdiçado com trabalhos banais.

Assim, seus colaboradores terão mais tempo para lidar com tarefas importantes que não podem ser automatizadas, aumentando assim a produtividade geral da empresa.

Há também certas tarefas que os computadores e as máquinas podem completar de forma mais eficiente do que os seres humanos. Uma linha de montagem de engarrafamento de água totalmente automatizada, por exemplo, pode produzir água engarrafada mais rápido que uma linha de montagem humana.

Isso não significa eliminar a mão de obra do processo, afinal alguém será necessário para calibrar, reparar e manter o sistema.

Controle do fluxo de caixa

Como proprietário de uma empresa, uma das suas principais prioridades deve ser o gerenciamento de fluxo de caixa. Você está fazendo tudo o que pode para otimizá-lo em seu negócio?

Essa é outra oportunidade para reavaliar seus processos de tomada de decisão, eliminando, assim, erros e inconformidades para economizar tempo e dinheiro.

Automatize sua solução de gerenciamento de caixa ao investir em softwares de contas que contam, validam e asseguram o seu dinheiro:

• Use um contador de moeda para reduzir o tempo que seus funcionários gastam manualmente em dinheiro
• Aumente a eficiência automatizando procedimentos, como contar dinheiro e fazer controle de estoque
• Deixe um sistema automatizado lidar com funções administrativas.

Afinal, manipular dinheiro é caro e demorado. Você e seus funcionários devem se concentrar no aumento das vendas e no fornecimento de um serviço de atendimento ao cliente superior.

Você deve proteger a receita que sua empresa está gerando. Por isso, práticas ineficientes de gerenciamento de caixa resultam em perdas desnecessárias. Ao automatizar, você otimiza o seu processo de gerenciamento de caixa e guarda recursos para o que realmente importa.

Controle de custos

O controle de custos é a prática de identificar e de reduzir as despesas comerciais para aumentar os lucros e começa com o processo de orçamentação. Um empresário compara os resultados reais com as expectativas do orçamento e, se os custos reais forem superiores aos planejados, a gestão toma medidas.

Por exemplo, substituir processos ineficientes por uma solução automatizada é uma forma de controle de custos para garantir que, a curto e a longo prazo, as despesas sempre se adequarão à receita.

Com uma ferramenta certa de controle de custos em um ERP, você pode inserir o seu orçamento para determinado período e pedir para que ele monitore os gastos. Assim, cada vez que uma nova despesa for inserida na plataforma, a função de controle de custos estará à sua disposição.

Desse modo, você pode verificar o quanto já foi gasto, fazer projeções, verificar o impacto de cada departamento nas despesas etc. Você terá um panorama completo para descobrir onde e como fazer cortes inteligentes.

Qual tecnologia melhor atende seu negócio?

As ferramentas digitais são um dos grandes avanços tecnológicos voltados para o mundo corporativo. Elas trazem automação e, consequentemente, maior eficiência e redução dos custos das suas operações. A seguir, vamos falar sobre 5 tecnologias que são unanimemente aprovadas pelas empresas:

ERP

O ERP é um acrônimo para o Enterprise Resource Planning — que, em português, foi traduzido como Sistemas Integrados de Gestão Empresarial ou, menos comumente, Sistema de Planejamento de Recursos Corporativo.

As aplicações de planejamento de recursos empresariais (ERP) ajudam as empresas a gerenciar e conectar informações de todas as áreas principais da organização com o objetivo de melhorar a tomada de decisão.

As soluções de software ERP promovem a visibilidade em toda a organização, permitindo que os tomadores de decisão melhorem as operações comerciais, tais como: Gestão de inventário, contabilidade, gerenciamento de pedidos, recursos humanos, cadeia de suprimentos, ciclo de vida do produto, gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), entre outros.

O software ERP deve servir como o ponto central para gerenciar todos os aspectos importantes de uma empresa. No seu papel mais importante, o ERP ajuda os funcionários a fazer suas tarefas de forma mais eficiente, eliminando as barreiras entre os mais diversos setores.

As vantagens são ainda mais significativas, quando temos em vista que os ERPs conseguiram lidar com os principais gargalos que atrapalhavam a empresa:

• Uma visão global e em tempo real de dados — em vez de fragmentada — que pode permitir que as empresas abordem as preocupações de forma proativa e impulsionem melhorias constantemente;
• Melhoria da conformidade financeira de acordo com os padrões regulatórios governamentais e redução de risco em relação a falhas;
• Automatização das principais operações comerciais, como processos de compra e de pagamento;
• Otimização do atendimento ao cliente, fornecendo uma fonte para aumentar o faturamento e rastreio dos relacionamentos da empresa com seus consumidores.

Por fim, o software ERP ajuda a eliminar processos e sistemas redundantes, reduzindo dramaticamente o custo de fazer negócios em geral. Portanto, se antes você tinha de ter um tipo de software para cada setor, agora você tem todos reunidos na mesma plataforma. Isso diminui significativamente a chance de dois funcionários executando a mesma tarefa.

CRM

Conforme explicamos no item anterior, os ERPs geralmente incluem uma solução de CRM – que é um acrônimo para Customer Relationship Management, traduzido para a nossa língua como sistema de Gestão de Relacionamento com o Cliente.

Porém, há empresas que já estão satisfeitas com seus softwares de gestão financeira atual e só desejam melhorar o relacionamento com o cliente para dar um incremento na receita. Então, para eles, o CRM é ideal.

Afinal, ele é um sistema que cria processos operacionais, metodologias e tecnologias que ajudam as organizações a criar interações bidirecionais com os clientes. Com isso, é possível compreender e antecipar melhor os comportamentos, necessidades e desejos dos clientes atuais e dos potenciais.

As vendas, o marketing e o serviço ao cliente são exemplos de três das funções que operam dentro da estrutura de CRM, criando simultaneamente informações para alimentar um banco de dados a respeito do cliente para facilitar as interações e também fornecer novos detalhes obtidos do cliente — sejam eles feedbacks, comportamento de compras etc.

Sistema de Gestão Financeira

Essa é outra ferramenta que pode ser adquirida isoladamente do ERP e, em geral, ela conecta os setores de Vendas e de Compras com o Financeiro a partir de um banco de dados único, integrado e automatizado.

Portanto, é um software para supervisionar e governar seus rendimentos, despesas, faturamento e ativos financeiros com os objetivos de maximizar lucros e garantir a sustentabilidade empresarial.

Um sistema eficaz de gestão financeira melhora o desempenho dos negócios a curto e a longo prazo, simplificando o faturamento e cobrança de contas, eliminando erros contábeis e minimizando a redundância de registro.

Além disso, é capaz de garantir o cumprimento das normas fiscais e contábeis, ajudar o pessoal a quantificar o planejamento orçamentário e oferecer flexibilidade e escalabilidade de para acomodar mudanças e crescimento.

Outras características significativas de um bom sistema de gestão financeira incluem:

• Manter todos os pagamentos e recebíveis transparentes
• Amortizar despesas pré-pagas
• Depreciar ativos de acordo com os horários aceitos
• Acompanhar os passivos
• Coordenar de demonstrações de resultados, demonstrações de despesas e balanços patrimoniais
• Balancear várias contas bancárias
• Garantir a integridade e a segurança dos dados
• Manter todos os registros atualizados
• Manter uma trilha de auditoria completa e precisa
• Minimizar a documentação geral.

Sistema de Gerenciamento de Cadeia de Suprimentos

O gerenciamento da cadeia de suprimentos (SCM) é um sistema de supervisão de materiais, informações e finanças à medida que fluem do fornecedor para fabricante, do fabricante para o atacadista, do atacadista para o varejista e, por fim, deste último para o consumidor.

O gerenciamento da cadeia de suprimentos envolve, portanto, a coordenação e integração desses fluxos para dentro e fora das empresas. Assim, o objetivo de qualquer sistema de gerenciamento da cadeia de suprimentos é reduzir o estoque uma vez que, quando bem planejada, a rotatividade significa que os produtos estão disponíveis quando necessários e não estão ficando parados, deteriorando-se nos armazéns da organização.

Sistemas de Gestão de Conhecimento

O sistema de gerenciamento de conhecimento (KMS) ajuda os negócios a otimizarem a coleta, registro, organização, recuperação e disseminação de conhecimento dentro da empresa. Isso pode incluir documentos, registros contábeis, procedimentos não registrados, práticas e habilidades.

O gerenciamento de conhecimento (KM) como um sistema cobre o processo de criação e aquisição de conhecimento a partir de processos internos e do mundo externo. O conhecimento coletado é incorporado nas políticas e processos operacionais e, depois, divulgado às partes interessadas.

Quais os benefícios da tecnologia para os processos financeiros?

Economia

As aplicações tecnológicas fornecem informações oportunas, precisas, confiáveis e verificáveis, que aceleram seu processo de tomada de decisão. Elas fornecem relatórios financeiros avançados e procedimentos de tomada de decisão a fim de avaliar os méritos ou as deficiências de suas abordagens operacionais e estratégicas dentro da empresa.

Isso reduz as incertezas que podem prejudicar sua implementação de importantes decisões de negócios. Menos tempo e incertezas certamente trarão redução de custos para o seu negócio investir nas áreas que realmente importam.

Redução de erro

Ao fornecer soluções financeiras integradas e automatizadas, a tecnologia é capaz de mitigar os erros humanos devido à inserção incorreta de dados no sistema. Por exemplo, na época das planilhas e dos softwares isolados, o processo era muito complexo: o setor de vendas tinha de manter uma planilha atualizada e, então, os dados eram mandados para o financeiro.

Os responsáveis pelo gerenciamento financeiro deveriam plotar esses dados novamente nos seus softwares e nas suas tabelas em um novo processo manual. Dependendo da etapa, os dados poderiam passar por três setores antes de chegarem às mãos do financeiro.

Então, a cada etapa, crescia substancialmente o risco de erro humano de esquecer algum dado e de inserir incorretamente algum número. Além disso, como os processos não eram unificados, o financeiro ficava o tempo inteiro recebendo grandes fluxos de documentações – o que certamente impedia sua produtividade máxima.

Com os sistemas atuais, podemos integrar todas as áreas da empresa com a gestão financeira. Então, basta que uma compra seja registrada no sistema integrado para que ela vá direto para as aplicações de finança.

Assim, os assistentes financeiros não precisam ficar conferindo várias planilhas várias vezes. Então, o estresse deles se reduz e a concentração nas tarefas cresce exponencialmente.

Otimização do tempo

Ao usar a tecnologia no seu negócio, você alcança uma maior eficiência nas operações financeiras e nos procedimentos de relatórios. Esses sistemas estabelecem as inconformidades que você precisa para eliminar o mau uso do tempo de seus colaboradores. Eles podem, portanto, localizar processos e etapas inúteis que só trazem burocracia a seu negócio.

Também, ao manter uma vigilância constante para prevenir riscos, a tecnologia pode poupar tempo com retrabalhos e desperdícios. As medidas de controle de processos do software também fornecem um histórico de desempenho, o qual você precisa para regular as atividades atuais e futuras do negócio.

Compliance

As empresas dependem cada vez mais da tecnologia para se adaptar às reformas regulatórias. Os patamares atuais estão muito maiores do que eram. Portanto, a conformidade regulamentar é um desafio crescente para os negócios.

Afinal, o compliance atualmente não tem importância somente para evitar problemas com o fisco ou com certificadoras. Os clientes, diante dos crescentes escândalos de corrupção estão buscando empresas transparentes e honestas – longe dos noticiários sobre lavagem de dinheiro, conluios com políticos etc.

Porém, os cronogramas para reformas regulatórias frequentemente significam que as empresas estão obrigadas a comprometer recursos significativos para implementar mudanças rapidamente.

Além disso, a conformidade das empresas precisa atingir seus negócios de forma integrada, de modo que todos os aspectos de TI e de operações estejam preparados para os padrões de compliance.

É neste momento que a tecnologia se torna crucial, pois somente sistemas robustos são capazes de integrar diversos setores dentro das mesmas regras.

Diante de tudo isso, podemos perceber que a tecnologia para a gestão empresarial se tornou o grande diferencial competitivo. Basta ir a qualquer negócio que esteja se destacando que você verá: todos eles não tiveram medo de apostar em soluções automatizadas e integradas para todos os setores da empresa. Eles passaram a entender que produtividade e eficiência estão intimamente ligadas ao investimento em soluções tecnológicas com profissionais!

Portanto, a tecnologia atualmente é imprescindível para melhorar os processos financeiros de uma empresa. Afinal, não é mais possível crescer sustentavelmente sem uma ajuda significativa dos sistemas de gestão. À medida que um negócio cresce, seus processos se tornam mais exigentes e mais complexos. Os gestores mais inadvertidos tentam resolver esses problemas com uma aumento desnecessário de pessoal, quando, na verdade, soluções automatizadas podem trazer mais eficiência para os colaboradores atuais.

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