Confira 4 passos para otimizar os processos da empresa

Para liderar o mercado, é preciso otimizar os processos da empresa continuamente. Isso porque, com o aumento da competitividade, somente as mais preparadas conseguem manter suas atividades por vários anos.

Muitos podem até culpar a crise ou a concorrência, mas a verdade é que a responsabilidade quase sempre é das próprias companhias! Elas escolheram ficar rígidas, se apegaram a processos ineficientes e não souberam responder aos momentos de adversidade.

Com o tempo, os custos operacionais continuam elevados e a qualidade dos produtos e serviços ofertados não é capaz de ultrapassar os concorrentes. Assim, o caminho para a falência se torna certeiro.

Para evitar que isso ocorra em seu negócio, siga os 4 passos a seguir:

1. Identifique as etapas

1. O primeiro passo para a otimização envolve descobrir quais atividades constituem um processo dentro da sua empresa.

Vale lembrar que os processos se qualificam como sequências contínuas de fatos ou operações que apresentam certa unidade ou que se reproduzem com certa regularidade.

Além disso, é importante identificar que cada procedimento produz, ao final, determinado produto para clientes internos ou externos.

Vamos falar da aquisição de um determinado suprimento, por exemplo. Os seus passos são:

1. Solicitação do suprimento por um colaborador ou uma equipe;
2. Análise do pedido pelo setor de compras;
3. Realização de pesquisa de preços e coleta de orçamentos;
4. Consolidação da tabela comparativa de preços;
5. Apresentação dos resultados para a gestão de compras;
6. Aprovação da compra dentro de um desses orçamentos;
7. Negociação e realização do pedido;
8. Acompanhamento do pedido e cadastro do fornecedor;
9. Recebimento e registro do produto entregue.

Conforme você pode ver, há uma série de etapas sequenciais envolvidas. O resultado é um produto para um cliente interno — o colaborador ou a equipe que requisitou o suprimento.

2. Analise os processos

Há diversas formas de lidar com os processos:

• você pode considerar que, além de caros e ineficientes, trazem mais dores de cabeça do que bons resultados. Com isso, decide que devem ser inevitavelmente eliminados;
• em outro caso, você identifica processos ruins, mas percebe que há a oportunidade de otimizá-los;
• também é possível perceber que algumas operações são adequadas e eficientes, porém ainda podem ser otimizadas. É interessante, então, tomar medidas para melhorá-las;
• há, ainda, aqueles que estão em alto nível de custo-benefício e eficiência. Nesse caso, não se deve mexer em time que está ganhando.

Para saber por qual dessas situações você está passando, responda às seguintes perguntas:

• Quais os objetivos intermediários desse processo?
• Quais os objetivos finais?
• Quais são os resultados para a empresa?
• Quantos colaboradores estão envolvidos?
• Os serviços de quais setores internos são necessários?
• A operação envolve terceirização ou serviços externos?
• Como é o fluxo de informação?
• Qual é o custo de cada etapa?

?Esses são somente alguns dos questionamentos possíveis — e sua empresa pode adaptá-los para a sua realidade.

3. Reformule

Nessa etapa, as informações dos passos anteriores são reunidas para a elaboração de um plano de ação que otimize cada um dos processos. Ele deve conter os seguintes itens:

Custo

Você precisa buscar formas de reduzir os custos operacionais. Há várias medidas que podem ser tomadas, como:

• procurar oportunidades de terceirização: quais são as atividades que sua empresa não tem condições de realizar com excelência, mas podem ser desenvolvidas por parceiros especializados?
• Reduzir etapas meramente burocráticas: às vezes, incluímos nos processos ciclos que não acrescentam nada para a empresa. Eles devem ser eliminados e, assim, os colaboradores envolvidos serão remanejados para tarefas muito mais produtivas.

Produtividade

Nesse caso, nos voltamos para os recursos internos da empresa, principalmente os humanos:

• há algum colaborador improdutivo em determinado processo? Ele seria mais útil em outro?
• Quais são as especialidades de cada um dos meus funcionários? Algum deles está deslocado?
• Há índices muito altos de retrabalhos nas tarefas? Por que isso ocorre? Como resolver?

Qualidade

Busca-se, aqui, implementar uma rotina de controle de qualidade, na qual os resultados são medidos e otimizados constantemente. Para isso, adote as seguintes medidas:

• estabeleça indicadores de qualidade para cada uma das suas operações;
• crie uma rotina de verificação periódica e frequente de qualidade;
• proponha um grupo de trabalho interdepartamental, com a finalidade de buscar por soluções para a otimização de processos.

Tecnologia

Grande parte das estratégias pensadas para a melhoria dos processos virá das soluções tecnológicas. Elas oferecem diversas funcionalidades, poupam muito tempo de trabalho e diminuem as chances de erros humanos.

Os sistemas ERP (ou de planejamento de recurso corporativo) são capazes de atualizar o estoque, o fluxo de caixa e os pedidos simultaneamente.

Há também as ferramentas de CRM, que automatizam o relacionamento com o consumidor e permitem que você nunca mais perca uma campanha de e-mail marketing ou o contato com um cliente importante.

Por isso, sugerimos que, no projeto de otimização, você inclua as tecnologias a serem escolhidas, os melhores fornecedores e a necessidade (ou não) de uma solução pronta para uso ou personalizada etc.

4. Implemente

Após essas etapas, você terá conhecido a fundo os diversos processos da sua empresa, verificado todas as possibilidades de mudanças e identificado onde agir com mais eficiência. Então, será o momento de implementar as ideias presentes no plano.

Para isso, você deve saber quais são todos os pré-requisitos das mudanças que você deseja aplicar: em termos de logística, recursos humanos, organização espacial, cadeia de suprimentos etc.

Depois, é preciso verificar com todos os envolvidos a preparação de cada um para receber essas alterações e quais são suas opiniões sobre o processo. Somente assim será possível detalhar um plano de ação.

O planejamento deve conter as datas de implementação dos processos, os detalhes da transição, os líderes etc. Portanto, selecione um gestor para acompanhar de perto o andamento dessa fase e verifique como sua equipe está se adaptando.

Caso os resultados sejam positivos, continue aprimorando. Mas, se os frutos forem ruins, não tenha medo de recomeçar.

Seguindo estes passos, certamente não haverá dificuldade para otimizar os processos da empresa. Afinal, tudo o que você precisa é de um bom direcionamento, um planejamento preciso e muita força de vontade.equência contínua de fatos ou o

Assim será possível atingir um alto grau de eficiência e deixar seus concorrentes sempre para trás!

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