Por que é importante saber gerenciar as informações no seu negócio?

Logo, é importante gerenciar as informações com o mesmo cuidado com que você dirige os ativos mais valiosos, como o capital, os equipamentos e os colaboradores.

Por esse motivo, é preciso realizar uma governança cuidadosa dos dados, controlando-os de forma estratégica. Dessa forma, é possível obter vantagens competitivas sobre seus concorrentes e ganhar destaque no mercado.

Afinal, muitos sociólogos dizem que vivemos no capitalismo informacional, no qual o conhecimento vale ouro.

Quais são as desvantagens de um gerenciamento de informações ineficaz?

Oportunidades são desperdiçadas

Os negócios que aplicam métodos pouco sistemáticos, pontuais e apressados nas suas práticas de gerenciamento de informações acabam descobrindo que perderam informações críticas no momento da tomada de decisão.

Assim, oportunidades únicas são desperdiçadas, o que oferece uma chance aos concorrentes para ultrapassar a sua empresa.

Escolhas errôneas são feitas

Com a informação errada, sua empresa pode cometer equívocos irreparáveis.

Em muitos investimentos, é necessário ter informações precisas e atualizadas em mãos a respeito do seu próprio negócio, como produtos/serviços mais procurados, funcionários mais produtivos, idade dos equipamentos, saúde financeira.

Uma decisão errada pode comprometer toda a empresa.

Desenvolvimento geral ineficaz

Toda a empresa deve crescer de forma orgânica. Afinal, não devemos confundir o avanço nos lucros com um desenvolvimento contínuo. Podemos ter altas taxas de lucros, mas involuir em relação aos demais atores do mercado. Então, de uma hora para outra, o alto rendimento pode se tornar um grande prejuízo.

Por isso, é importante compartilhar as informações de forma estratégica. Seus gestores precisam saber a situação real do seu negócio para tomar decisões. Seus colaboradores precisam de informações avançadas para melhor propor novas ideias.

Negócios que prendem as informações com medo de vazamento podem sair muito prejudicados.

Quais são as vantagens de gerenciar as informações do seu negócio com eficiência?

O gerenciamento de informações eficiente melhora a eficiência organizacional, assim como os resultados do negócio, proporcionando vantagens competitivas mensuráveis, como intimidade com o cliente, otimização de fornecedores, mitigação de riscos, apoio às decisões baseadas em dados e transparência interna.

Na verdade, qualquer processo dependente da entrega de informações de qualidade, confiáveis e oportunas ao usuário requer boas práticas de gerenciamento de informações. Confira:

Intimidade com o cliente

Os seus clientes estão cansados de relações frias no ambiente dos negócios. Quando sua empresa parece estar em uma busca desenfreada por lucros, sem se importar com o relacionamento com os clientes, fica muito mais fácil que eles o troquem por um concorrente que ofereça melhores condições.

Por outro lado, quando criamos um vínculo com eles, que eles respeitam, e até mesmo quando nutrem afeto pela nossa empresa, eles pensarão muitas vezes antes de nos deixar. Logo, ainda que o seu concorrente ofereça condições superiores, ele preferirá ficar com você.

A informação é essencial nessa tarefa. Com os dados das compras e as informações obtidas nos cadastros e no SAC, você será capaz de elaborar estratégias de fidelização eficazes baseadas no gosto e no comportamento do cliente.

Otimização de fornecedores

Infelizmente, nas cadeias produtivas, os fornecedores podem decepcionar: atrasos, qualidade inferior e péssimo SAC são somente alguns dos problemas que você vai enfrentar.

Por isso, é preciso estabelecer um sistema de informações capazes de avaliar prontamente a qualidade dos fornecedores.

Mitigação de riscos

Apesar de não eliminá-los completamente, o gerenciamento de informações é capaz de mitigar grande parte dos riscos.

Por exemplo, analisando seu grande volume de dados, você poderá saber qual é o momento certo para aumentar a produção ou reduzi-los.

Como realizar um gerenciamento de informações bem-sucedido?

O seguinte modelo de portfólio é capaz de organizar as informações internas e externas ao seu negócio de maneira mais estruturada:

Primeiro passo: tirar vantagens das informações públicas

Nem toda informação estratégica é difícil de conseguir. Pelo contrário, grande parte das melhores informações são públicas e estão disponíveis para você sem nenhum custo.

Alguns exemplos são os dados de CEP, previsões meteorológicas, posicionamento de GPS, dados demográficos, balanços públicos das empresas etc.

Segundo passo: aproveitar as informações presentes na Web

A internet é certamente a fonte mais robusta de dados atualmente. Portanto, excelentes informações podem ser obtidas lá.

Por exemplo, o Google disponibiliza ferramentas para que você identifique as tendências procuradas nos mecanismos de busca.

Terceiro passo: peneirar e analisar os dados

As informações soltas e desorganizadas não podem dizer nada de útil ao seu negócio. Por isso, é essencial organizá-las em ontologias — representações de um conjunto de conceitos dentro de determinado domínio, assim como os relacionamentos entre eles.

Bases de dados estruturadas em ontologias fornecem informações rápidas e oportunas para o seu negócio. Assim, torna-se possível tirar informações da nuvem de dados.

Quarto passo: estruturar e arquivar os grandes volumes de informação

Além de tudo isso, também é essencial saber como estruturar os dados de forma que eles sejam rapidamente acessados em uma interface amigável para o usuário. É preciso que funcionários de todos os níveis seja capazes de manipular os bancos de dados sem dificuldade.

Por fim, é essencial cuidar também do armazenamento, que deve proporcionar segurança aos dados e não representar um aumento de custos significativo em estrutura de TI.

Por essas razões, é necessário sempre ter em mãos um software especializado para gerenciar a gestão dos dados. Ferramentas genéricas — não voltadas especificamente para os bancos de dados — só gerarão mais confusão, uma vez que não são capazes de perceber as nuances dos sistemas de informação.

Atualmente, as melhores soluções são aquelas com alto grau de personalização. Afinal, cada empresa tem uma realidade específica e necessita de ferramentas únicas adaptáveis aos seus processos e à sua cultura corporativa.

Para gerenciar informações de forma eficaz, é preciso, portanto, de um estudo profundo a respeito da rotina de sua empresa a fim de moldar um software que caia como uma luva.