4 tipos de ferramentas digitais que vão ajudar seu negócio crescer

Não é segredo que a tecnologia evoluiu e mudou o cenário do mercado de negócios. Hoje, as mudanças vão desde o aumento na eficiência das operações diárias até a oferta de novos e mais avançados produtos por meio de ferramentas digitais.

Historicamente, o pequeno empreendedor acreditou que as novidades tecnológicas eram dedicadas somente às médias e grandes empresas. Mas a verdade é que o avanço da tecnologia também trouxe a popularização do uso dos seus benefícios.

Atualmente, a tecnologia é igual e acessível para todos, e até pequenos negócios podem tirar proveito das suas vantagens e ficar na frente na corrida pelo coração do consumidor.

Assim, em um meio cada dia mais competitivo, as pequenas empresas que tiverem a habilidade de se adaptar à nova realidade e abraçar os avanços tecnológicos em favor das suas operações serão as que sobreviverão e crescerão no mercado.

Então, se você também não quer ficar para trás e precisa saber como a tecnologia pode melhorar diversos aspectos da gestão da sua empresa e fazê-la deslanchar, acompanhe este post e conheça as 4 ferramentas digitais que vão ajudar seu negócio a crescer!

1. E-commerce

Se você acha que o comércio eletrônico é algo recente no Brasil, saiba que, em 2017, ele completa 20 anos de existência. Hoje, já são mais de 50 bilhões de reais movimentados todos os anos por esse mercado, e a tendência é que esse número ainda cresça.

Isso porque o comportamento do consumidor mudou. Se, antes, ele era fortemente impactado pelas grandes publicidades e por vitrines chamativas, hoje ele busca conforto, praticidade e agilidade na hora de fazer suas compras.

É o que fez do comércio online, aliás, quase que uma obrigatoriedade para negócios de todos os mercados. Afinal, a previsão é de que o e-commerce cresça de 10% a 15% em 2017, aumentando a participação desse modelo de compra nos resultados financeiros de quem vende online.

Assim, para que você entenda de uma vez por todas por que deve criar uma loja virtual para o seu negócio, separamos abaixo alguns dos principais benefícios que ter um e-commerce pode trazer para a sua empresa. Veja só:

Rapidez e eficiência

Uma das principais características do comércio online é ser rápido. Um cliente que já sabe o que quer consegue encontrar uma loja com o produto e fazer a compra em questão de minutos. Você mesmo já deve ter visto os famosos botões de “compre com um clique” nas maiores lojas virtuais, não é?

Isso tudo porque, quanto menos esforço o consumidor tiver que fazer para realizar sua compra, maiores serão as chances de ele a finalizar. E, se você oferecer essa oportunidade de comprar de você com o mínimo de obstáculos, pode saber que suas chances de conquistar novos clientes aumentarão consideravelmente.

Loja aberta 24 h por dia

Já pensou em conseguir lucrar até em momentos em que seu negócio não está funcionando? Com o e-commerce, isso é possível. Será como se você tivesse um vendedor trabalhando 24 horas por dia, sete dias na semana.

Em outras palavras, se um consumidor quiser fazer uma compra nos horários mais inusitados, devido à sua rotina corrida e sem tempo, ele conseguirá fazê-la mesmo que não tenha ninguém para atender ao telefone da sua empresa.

Adeus às barreiras geográficas

Se, até pouco tempo atrás, um negócio deveria se limitar a vender para pessoas que estivessem geograficamente próximas a ele, hoje essas barreiras foram completamente eliminadas. Assim, se a sua empresa tem sede no Rio Grande do Sul, por exemplo, você pode vender para alguém no Rio Grande do Norte, e vice-versa.

Ou seja: o seu mercado deixa de ser o quintal da sua casa para se tornar o país todo — ou, quem sabe, até mesmo o mundo! Basta criar uma loja virtual de acordo com as especificidades do que você vende e se planejar logisticamente.

Acompanhamento das vendas

Sem dúvida, dados e indicadores são essenciais para gerir um negócio com eficiência. Mas, se juntar informações registradas, manualmente, em papéis era difícil, um sistema de e-commerce coloca na palma da sua mão uma série de informações cruciais para medir o sucesso da empresa e entender o que pode ser feito para melhorar os resultados.

Além disso, com a internet fica muito mais fácil conhecer quem são os seus clientes, saber o que eles precisam e oferecer exatamente isso nos momentos que estiverem mais propício para fechar um negócio com você.

Igualdade de oportunidade

Antes da popularização da internet, conseguir espaços publicitários na televisão exigia um grande investimento. Hoje, no entanto, aparecer na internet — lugar onde quase todos os consumidores estão — requer bem menos do que você pensa. E isso colocou pequenos e grandes negócios em pé de igualdade.

Na internet, as grandes e luxuosas vitrines não são mais o que encanta o consumidor, mas sim um atendimento de qualidade e a confiança na sua marca. Dessa forma, você tem a mesma chance de se destacar do que uma grande empresa que ofereça o mesmo produto ou serviço que a sua PME.

Construção da autoridade de marca

Por falar em marca, o consumidor de hoje quer se relacionar com aquelas que sejam referência naquilo que fazem. Para saber isso, ele busca reviews — as críticas que outros clientes fazem sobre empresas e produtos que consumiram — e opiniões na internet.

Logo, com um e-commerce, você dá a oportunidade para os seus clientes de compartilhar e contar para os outros o quão legal foi a experiência de comprar com você. Isso aumenta sua autoridade de marca, além de te garantir o tão sonhado marketing a boca a boca, que não gera nenhum custo para a empresa.

2. Sistema de gestão financeira empresarial

De fato, um dos pilares mais importantes de toda empresa é a sua gestão financeira. Fazer um bom planejamento e tirar proveito de uma análise do caixa são ações diretas, e que podem definir o futuro do negócio.

Sendo assim, lançar mão de ferramentas digitais para aprimorar sua gestão financeira é uma opção que traz inúmeras vantagens. Vejamos, agora, as principais delas:

Escolhendo o sistema de gestão

Para escolher um bom sistema de gestão financeira, é preciso ter em mente as necessidades reais da sua empresa. Quanto a isso, alguns softwares são feitos na medida para micro e pequenas empresas, enquanto outros são direcionados para lojas virtuais ou, ainda, com foco em gestão de estoques muito grandes.

Assim, avaliar o que pode ser personalizado nos sistemas é fundamental, bem como saber quem serão os responsáveis por alimentar e acompanhar o software regularmente. Antes de optar por um ou outro software, então, é importante verificar:

• se ele possui controle de acesso do sistema por meio da nuvem;
• a funcionalidade do sistema para o controle de processos: para quem trabalha com produtos, pode-se verificar como seria um processo de compra, controle de estoque e contas a pagar. Já para quem é prestador de serviços, pode se observar se há alguma maneira de visualizar os custos por projeto ou por cliente, e vincular um serviço que foi contratado com os custos que você terá de execução;
• a integração das informações do sistema com as contas a pagar e a receber, com estoque (tanto da loja física quanto da online, se tiver) e com a emissão de notas fiscais;
• a necessidade de uso de algum certificado digital: qual é o tipo do certificado? Ele é compatível com o sistema operacional que você utiliza na empresa?
• se possui controle ou leitor de código de barras para a leitura das notas fiscais e para o reconhecimento dos produtos;
• a integração com sistema de nota fiscal eletrônica da sua prefeitura;
• se é possível controlar os dados por tipo de produto ou de serviço prestado, por cliente ou por projeto.

Esses sistemas indicam as contas a pagar por data e a quantidade de estoque disponível, preparam relatórios precisos e personalizados, fazem a emissão de notas fiscais online e também a integração bancária.

Sem dúvida, com todos esses dados é possível ter uma visão global da empresa e a previsão de fluxo de caixa dos próximos meses. Assim, pendrives, HDs e relatórios em papel se tornam desnecessários. E, acima de tudo, poupa-se muitas horas de trabalho manual — tudo graças à automatização proporcionada pelo sistema.

O acesso aos relatórios

Ter acesso à informação é essencial para executar os trabalhos com eficiência. E, com um sistema de gestão financeira, qualquer colaborador poderá acessar as informações que precisar para executar suas atividades.

Isso dá autonomia e permite a colaboração entre os departamentos, fazendo com que seu time se torne mais proativo e alimente um ambiente em que se possa sugerir melhorias para a gestão do negócio e o seu crescimento.

Maior controle financeiro

Sabemos que a gestão financeira de qualquer negócio exige a visualização de centenas de variáveis ao mesmo tempo e de forma otimizada, para que mesmo os pequenos — mas importantes — detalhes da operação não passem despercebidos.

E é comum vermos empresas pecando em não investir em um software que facilite esse controle, e torne o gerenciamento das finanças da organização prático e eficiente. Contudo, são muitas as opções disponíveis — basta escolher um bom fornecedor que ofereça a possibilidade de reunir todas as informações estratégicas para o negócio.

Otimização de operações financeiras

Em vez de perder horas preciosas nos encargos de quitação de despesas fixas, o departamento financeiro de uma empresa que conta com um sistema de gestão dedicado ganha em velocidade e, também, em precisão.

Além da execução das tarefas, o software pode realizar análises e preparar comparativos, descrevendo o aumento ou a diminuição dos gastos e informando tudo em gráficos. E, por meio de uma interface amigável e com comandos intuitivos, o tempo gasto é ainda menor.

Assim, com um controle financeiro mais preciso e mais ágil, você tem mais tempo para aprimorar o seu negócio, trabalhando sobre seu planejamento e maximizando seus rendimentos.

3. ERP

Gestão organizada do negócio é sinônima de lucratividade para a empresa. Principalmente em tempos de recessão, buscar formas de aumentar a produtividade e controlar melhor os gastos é, sem dúvidas, o melhor caminho para otimizar os resultados do negócio.

E a tecnologia de hoje torna tudo isso possível por meio do uso de um software de gestão ERP — Enterprise Resource Planning, que, em português, quer dizer Planejamento de Recursos da Empresa.

Grosso modo, esse tipo de software te ajuda a cuidar de todas as operações diárias do negócio, desde a administração de pessoal até as contas a receber, passando pelo balanço contábil e pelo seu fluxo de caixa.

Assim, ele permite automatizar os trabalhos da empresa, tanto no âmbito administrativo quanto operacional. Garantindo, então, maior objetividade para o dia a dia da organização e da sua equipe. Além disso, quem conta com a ajuda de um ERP para gerir o negócio poderá ganhar em diversos aspectos, tais como:

Aumento da eficiência

Imagine poder contar com todas as informações da empresa em um só sistema! A gestão da sua empresa aumentaria consideravelmente, certo? Sem contar a redução do tempo procurando informações diversas em planilhas ou em softwares diferentes.

Pois o sistema de gestão ERP torna o gerenciamento do negócio mais eficiente, simplificando a coleta e análise dos dados. Isso porque, com ele, todos os dados cruciais para a gestão do negócio estarão em um mesmo lugar, o que reduz a manutenção de vários bancos de dados e a perda de informações quando trabalhamos em sistemas que não se comunicam entre si.

Redução de custos

A primeira etapa para reduzir custos e aumentar a produtividade é executar processos eficientes. E, como falamos acima, o ERP já permite isso — o que significa que, para chegar até a redução de custos, é só mais um passo.

O ERP garante a possibilidade de você administrar as contas a pagar da empresa de maneira eficiente, te ajudando a poupar gastos desnecessários e a diminuir as perdas, tanto nos processos administrativos quanto nos produtivos.

Mais qualidade

Mais qualidade nos seus produtos e serviços significa maior rentabilidade para a sua empresa. E, como bem sabemos, a qualidade está diretamente ligada à satisfação do cliente e, quanto mais qualidade você oferecer, mais vendas e mais lucros terá sua empresa.

Logo, o sistema ERP te ajuda a identificar possíveis erros nos seus processos, assegurando a qualidade final do que você produz e do seu atendimento.

Menor tempo de execução dos processos

Um mundo de papéis, planilhas e arquivos soltos exige muito mais tempo e mão de obra de você e da sua equipe do que um sistema automatizado. Isso sem mencionar a questão da dificuldade do acesso à informação — que, em um ERP, é eliminada, visto que você terá tudo na palma da mão.

Nesse sentido, o programa te ajuda a executar os processos rotineiros com maior agilidade, reduzindo a quantidade de horas trabalhadas e, por consequência, seus gastos com mão de obra. Além disso, ele ainda evita o retrabalho — o inimigo número 1 de processos de otimizados e eficientes.

Evolução da gestão

Com o software ERP, as vendas dos seus produtos estarão automaticamente encadeadas nos seus processos de gestão. Você não precisará registrar tudo manualmente, uma vez que uma entrada já desencadeará uma série de atividades relacionadas a ela.

Assim, no mesmo momento em que uma venda for realizada, será feita a emissão da NF, a separação do produto no estoque, sua expedição, sua baixa no estoque, a checagem do estoque mínimo necessário e atualização do seu fluxo de caixa para controlar os recebimentos e os gastos da empresa. E, se você contar com um e-commerce, melhor ainda!

4. Google Apps

Possuir um negócio, seja ele grande, médio ou pequeno, exige o uso de alguns recursos essenciais para passar credibilidade aos clientes e melhorar o trabalho da equipe. Sabemos que ter o seu próprio domínio de e-mail, por exemplo, melhora a imagem da empresa no mercado.

Uma agenda virtual para marcar reuniões, um ambiente colaborativo para otimizar o trabalho em equipe e desenvolver soluções em grupo, um servidor com todas as informações da empresa salvas de maneira simples e segura, ou mesmo um espaço para compartilhar, facilmente, arquivos entre todos são diferenciais que trazem inúmeros benefícios à empresa.

Agora, se acha que tudo isso é exclusividade de quem tem rios de dinheiro para investir em tecnologia, você está bem enganado. O Google Apps é um pacote de aplicativos da Google que pode te oferecer isso tudo que listamos acima, e é bem acessível.

Baseado na computação em nuvem, ele dá mobilidade para você e seu time, permitindo que vocês se conectem e trabalhem de qualquer dispositivo, de qualquer lugar. E, ao fazer isso, ele torna o trabalho de todos mais produtivo, além de ser fácil de usar, configurar e gerenciar.

Então, quer saber mais o que o Google Apps pode fazer por você? Olha só:

Segurança para os seus dados

A computação na nuvem é um sistema que permite assegurar mais segurança e acessibilidade para as informações da sua empresa. Então, ao utilizar o Google Apps, você contará com proteção total aos dados sigilosos do negócio, podendo gerenciar e controlar o seu compartilhamento 24 horas por dia.

Isso porque o sistema exige a autenticação de dois fatores para acessar as informações, e somente pessoas autorizadas por você, o gestor da empresa, terão permissão de acesso.

Além disso, o recurso reduz a quase zero as chances de perder informações valiosas por falhas nos equipamentos — uma vez que tudo estará salvo na nuvem — e ainda as chances de ocorrer vazamento de dados. E, se os computadores da empresa, de fato, estragarem, você ainda poderá acessar tudo da rede da sua casa ou de qualquer outro ambiente.

Otimização do desempenho

Quando contamos com um ambiente de trabalho compartilhado, o desempenho da equipe e da empresa como um todo aumenta. Assim, ao armazenar seus dados corporativos no Google Apps, você terá à sua disposição uma poderosa ferramenta para gerenciar os documentos e processos da empresa.

E a ferramenta também fornece relatórios com uma descrição clara da utilização dos apps e de tudo que foi armazenado lá, para que você tenha o controle necessário sem ter que se preocupar com manutenção de toda uma infraestrutura.

Aumento da capacidade colaborativa

O Google Apps também permite o compartilhamento e trabalho colaborativo entre os membros do seu time. Isso significa poder visualizar e alterar arquivos ao mesmo tempo, e de vários computadores diferentes.

É ainda possível criar diversas edições e compartilhar ideias por meio do Docs, a ferramenta do Google Apps. Qualquer alteração feita em um documento ficará salva para que outros usuários possam comparar as versões e fazer comentários sobre delas. Assim, os membros do time conseguem criar, à distância, apresentações e planilhas em conjunto.

Isso sem contar que a ferramenta permite reunir os profissionais da sua empresa — ainda que eles não estejam no mesmo local — por meio do Google Talks, o recurso de mensagens instantâneas que faz parte do pacote.

TI mais simplificada

Com o Google Apps, você não precisa mais investir na manutenção de servidores caros e complexos ou na compra de licenças onerosas de softwares. Afinal, todo o sistema é gerenciado em uma só interface do Google.

E isso te dá mais liberdade para direcionar os investimentos de TI em outras ferramentas que tragam mais valor à empresa, como as que citamos anteriormente, por exemplo.

Redução de custos

Como o armazenamento dos dados da sua empresa será feito na nuvem, você também vai economizar com energia. Hospedando seus e-mails corporativos no Gmail, por exemplo, é possível gastar até 80 vezes menos energia do que se eles fossem utilizados servidores físicos.

Além disso, os vários recursos que o Apps fornece para a empresa com acesso remoto vão garantir para a empresa uma economia no deslocamento dos empregados e no uso de materiais de escritório, contribuindo ainda para a sustentabilidade da organização.

Enfim, gerenciar um negócio não é mesmo uma tarefa fácil. Lidar com fornecedores, controlar o processo produtivo, entender como o mercado funciona e garantir que tudo chegue com qualidade ao cliente são alguns dos fatores que pesam na rotina de qualquer empreendedor.

E se, para empresas de médio e grande porte, tudo isso já é um desafio, lidar com essas questões pode ser ainda mais complicado em um pequeno negócio, principalmente quando trabalhamos sozinhos ou com uma pequena equipe.

Nesse cenário, a tecnologia é a maior aliada do empreendedor. Ela oferece aquela “mão na roda” que te ajuda a lidar com aspectos burocráticos do negócio e a automatizar processos que geravam custos e deixavam a operação da empresa mais lenta.

Por isso, como vimos, se você não quer que a sua empresa fique para trás, investir em ferramentas digitais pode ser o diferencial que faltava para fazê-la crescer e conquistar o mercado!

E então, quer ver como todas essas ferramentas digitais cabem no seu bolso? Entre em contato conosco e peça já o seu orçamento!