Tudo que você precisa saber para transformar um projeto em realidade

Transformar um projeto em realidade não é uma tarefa fácil. Podemos dizer — sem medo de errar — que a maioria dos projetos não saem da fase de planejamento. Por isso, é muito importante saber o que fazer para não ficar estacionado no mundo das ideias.

Pensando nisso, elaboramos este post com tudo que você precisa saber para transformar um projeto em realidade. Esperamos que você curta a leitura. Acompanhe!

Coloque sua ideia no papel

Enquanto nossas ideias habitam somente a nossa mente, elas carecem de qualquer concretude. Assim, é comum alimentar sonhos ou devaneios e depois esquecê-los, sem jamais cumprir nenhuma meta. Então, o primeiro passo para transformar um projeto em realidade é colocá-lo no papel.

Com isso, ao invés vez de pular de projeto em projeto, sem nunca completá-los, é fundamental eleger um para desenvolver e implementar. Afinal, é muito melhor uma ideia bem implementada do que meses de planejamento mental de um projeto perfeito que nunca será aplicado. Todos os empreendedores de sucesso tiveram de aprender essa lição algum dia. Além disso, ao colocar as ideias no papel, evitamos a perda de alguma informação muito importante.

No entanto, só escrever as nossas notas mentais não ajuda a colocar o projeto em prática. É preciso sistematizar as ideias de uma forma que a ação se torne mais simples. Veja os passos a serem seguidos para tanto!

Reúna todas as informações-chave

Você deverá compilar todas informações sobre os elementos do projeto antes de desenvolver o planejamento dele. Por exemplo, você precisa saber o seu orçamento, que tipo de recursos humanos tem à sua disposição, quais são os custos e os prazos para cada uma das futuras etapas, além da sequência em que os diferentes aspectos do plano precisarão ser realizados.

Defina o escopo do projeto

Escreva uma visão geral do seu projeto que descreva sua missão, seus objetivos e os resultados desejados. Isso proporcionará uma visão geral do projeto para as partes interessadas, como investidores, sócios, clientes, entre outros detalhes importantes.

Organize as informações visualmente

Crie gráficos de fluxo de trabalho que acompanhem cada elemento do projeto individualmente. Por exemplo, se o seu projeto for a implementação de uma nova campanha de marketing, seus elementos podem incluir o novo design do logo, a criação de páginas na Web e o design de materiais colaterais.

O componente do gráfico de fluxo de trabalho do plano do projeto incluirá as etapas individuais, assim como as tarefas para concluir cada uma delas.

Crie metas inteligentes

O segredo de realizar qualquer projeto é saber exatamente onde você quer chegar e quando. Ao iniciar um, muitas pessoas cometem o erro de deixar seus planos abertos, pois não querem se fechar a nenhuma oportunidade. Porém, ao fazer isso, acabam ficando perdidos e desorganizados durante a execução dos planos. Como consequência, acabam falhando sem concluir nada.

Por isso, vamos explicar a metodologia mais utilizada mundialmente para produzir metas que realmente produzem resultados. Ela se chama “Técnica S.M.A.R.T.” em referência ao termo smart, que é traduzido como inteligente em português, sendo um acrônimo com cada letra representando um critério que deve estar presente em uma meta. Confira quais são eles:

Específico

O que exatamente você quer alcançar? Quanto mais específica for sua descrição, maior será a chance de você conseguir exatamente o que busca. Há uma clara diferença entre sonhos e metas: quem sonha acordado, por exemplo, pensa “quero ser milionário.” Já quem tem a meta de ser milionário diz “quero fazer R$ 50.000 por mês nos próximos dez anos, criando um novo produto de software”.

Nesse sentido, as perguntas que você pode se fazer ao definir suas metas e objetivos são:

• O que exatamente eu quero alcançar?
• Onde?
• Como?
• Quando?
• Com quem?
• Quais são as condições e limitações?
• Por que exatamente eu quero alcançar esse objetivo?
• Quais são as possíveis formas alternativas de alcançá-lo?

Mensurável

Objetivos mensuráveis significam que você identifica exatamente o que é que você vai ver, ouvir e sentir quando atingir seu objetivo. Significa quebrar seu objetivo em elementos mensuráveis e observáveis. Para isso, você precisará de dados concretos.

Por exemplo, se quer lucrar mais, você não pode simplesmente colocar como meta “aumentar a produção da sua empresa”. Você deve estabelecer um objetivo que possa ser constantemente medido, como “aumentar em 30% a produção com o uso do software X”. Afinal, definir as manifestações físicas de seu objetivo o torna mais claro e mais fácil de alcançar.

Atingível

Seu objetivo é atingível? Isso significa investigar se o objetivo realmente é aceitável para você, pesando o esforço, tempo e outros custos que ele implica e assim, comparar com outras obrigações e prioridades na sua vida.

Significa ainda que se você não tem tempo, dinheiro, disposição ou talento para atingir determinada meta, certamente vai falhar. Todavia, isso não quer dizer que você não pode querer algo que pareça impossível, mas, sim, que precisa estar preparado para devotar energia suficiente frente ao tamanho do desafio escolhido.

Relevante

Alcançar seu objetivo é algo relevante para a sua vida? Por exemplo, você realmente quer conduzir seu próprio negócio ou investir em tecnologia? Saiba então que você decide por si mesmo se tem personalidade para alcançar suas metas.

Se estão faltando certas habilidades, é necessário planejar e identificar maneiras de buscar uma capacitação maior. Se não possui certos recursos, é possível procurar maneiras de obtê-los, como empréstimos ou pessoas dispostas a investirem em você. Algumas perguntas fundamentais a serem feitas são:

• Por que quer alcançar esse objetivo?
• Qual é o objetivo por trás da sua meta?
• Será que realizar a meta te deixará mais perto do verdadeiro objetivo?

Temporal

Tempo é dinheiro! Todo mundo sabe que os prazos são o que fazem com que as pessoas se voltem para a ação. Portanto, estabeleça prazos, para você e para a sua equipe. Então, corra atrás deles.

Sobretudo, mantenha o cronograma realista e flexível. Dessa forma você conseguirá manter-se motivado. Ser muito rigoroso neste aspecto pode ter o efeito perverso de transformar o caminho de aprendizagem para alcançar seus objetivos e metas, em uma corrida ingrata contra o tempo — e provavelmente não é assim que você quer alcançar qualquer propósito.

Agora que você conheceu o último critério, já é possível perceber que na vida corporativa, a definição de metas SMART é uma das ferramentas mais eficazes e utilizadas para alcançar o que se busca. Nesse sentido, uma vez traçados os esboços do seu projeto, é hora de definir metas específicas intermediárias.

Assim, com a lista de verificação SMART, você poderá avaliar seus objetivos, além de promover maior transparência em toda a empresa, esclarecendo a maneira como o que foi traçado se tornará realidade, assim como os critérios de sua realização.

Compartilhe sua ideia com pessoas que possam contribuir

Quando se conta a outras pessoas a respeito de um projeto, é natural que ele comece se efetivar ainda mais. Por outro lado, enquanto as ideias estão apenas na sua mente, elas carecem de um pouco de senso prático. Afinal, as pessoas podem oscilar entre dois polos: ou acreditam que nada vai dar certo ou, então, ignoram todas as chances de algo dar errado e não tomam as precauções mais importantes.

Ou seja, compartilhar nos ajuda a chegar a um meio termo, a uma ideia mais realista. Entretanto, você deverá tomar muito cuidado, pois há pessoas que são muito críticas e acabam jogando um verdadeiro balde de água fria no seu entusiasmo. Por isso, é importante saber a quem perguntar.

Marido ou esposa

Talvez a pessoa que mais saiba a seu respeito e será afetada por todas as suas decisões. Por isso, você precisa contar com todo o apoio dela, caso contrário a sua vida pessoal pode ser afetada e muita energia que você poderia dedicar ao projeto será gasta tentando resolver problemas afetivos. Além disso, ela pode ser sua maior apoiadora e fazer você enxergar quais são as suas maiores qualidades e limitações para fazer suas ideias deslancharem.

Filhos

Não importa a idade dos seus filhos. Eles sempre deverão ser consultados e informados, para entenderem a situação e colaborarem com você. Lembre-se: entrar em um projeto novo pode demandar muita energia e tempo, e a pressão deles por atenção pode deixar sua tarefa um pouco mais estressante.

Antigos sócios ou parceiros de trabalho

Eles são informantes-chave para falar como é seu comportamento no mundo dos negócios e isso pode fornecer importantes insights a respeito do que precisa ser aprimorado ou, mesmo, reforçado. Com isso, você pode evitar muitos erros ao entrar em um novo projeto.

Outros empresários do ramo

Hoje em dia, as pessoas nutrem mais o conceito de concorrência cooperativa, em vez da predatória. Por exemplo, se você deseja escolher uma solução de software para gerenciar seus processos, pode consultar seus concorrentes para ajudar na escolha.

Consultores especializados

Eles são outra fonte crucial de informações, uma vez que são pessoas que se especializaram bastante em conhecer o mercado em que você quer se inserir. Portanto, eles podem compartilhar com você tudo o que é preciso fazer para colocar o projeto em prática: quais são as dificuldades, os desafios, as oportunidades, etc.

Faça uma análise de riscos completa

A análise SWOT é uma ferramenta elaborada por gestores de projetos americanos para identificar as forças (Strengths), as fraquezas (Weaknesses), oportunidades (Opportunities) e as ameaças (Threats) de um projeto.

Assim, ela permite que as empresas identifiquem os fatores que influenciam uma estratégia, ação ou iniciativa. Dito isso, conhecer esses elementos positivos e negativos ajuda as empresas a compreenderem mais eficazmente quais partes de um projeto precisam de mais atenção.

Desse modo, você saberá, por exemplo, quando é preciso fortalecer algum ponto do projeto ou simplesmente abandoná-lo para tentar uma nova abordagem. Da mesma forma, você verá quais ameaças representam um risco real ou, então, quando elas são superadas pelas oportunidades. Uma vez que os riscos são identificados, torna-se mais simples saber onde agir.

Para elaborar a análise SWOT, você deverá primeiro saber distinguir quais são os fatores internos e externos de um projeto:

Fatores internos

As duas primeiras letras do acrônimo S (forças) e W (fraquezas) referem-se a fatores internos — o que significa recursos e experiência prontamente disponíveis para você. Exemplos de áreas tipicamente consideradas incluem:

• Recursos financeiros (financiamento, fontes de rendimento, oportunidades de investimento);
• Recursos físicos (localização, instalações, equipamentos);
• Recursos humanos (funcionários, voluntários, público-alvo);
• Acesso a recursos naturais, marcas, patentes e direitos autorais;
• Processos atuais (programas de funcionários, hierarquias de departamentos, sistemas de software).

Fatores externos

As forças externas influenciam e afetam cada empresa, organização e indivíduo. Se esses fatores estão conectados, direta ou indiretamente, a uma oportunidade ou ameaça, é importante tomar nota e documentar cada um. Os fatores externos normalmente se referem àqueles pontos que você ou sua empresa não controlam, como:

• Tendências de mercado (novos produtos e tecnologia, mudanças nas necessidades do público);
• Tendências econômicas (tendências financeiras locais, nacionais e internacionais);
• Financiamento (doações, legislação e outras fontes);
• Demografia;
• Relações com fornecedores e parceiros;
• Regulamentos políticos, ambientais e econômicos.

Forças (fatores internos, positivos)

Pontos fortes descrevem os atributos positivos, tangíveis e intangíveis, internos à sua organização. Para conhecê-los, as seguintes perguntas podem ser bem úteis:

• O que você faz bem?
• Quais os seus atributos positivos e de seu pessoal, como conhecimento, formação, credenciais, rede de contatos, reputação ou habilidades?
• Quais são os ativos tangíveis da empresa, como capital, crédito, clientes existentes ou canais de distribuição, patentes ou tecnologia?
• Que vantagens você tem sobre sua competição?
• Você tem fortes capacidades de pesquisa e desenvolvimento?
• Que outros aspectos positivos, internos ao seu negócio, agregam valor ou oferecem uma vantagem competitiva?

Fraquezas (fatores internos, negativos)

As fraquezas são aspectos do seu negócio que prejudicam o valor que você oferece ou que o colocam em desvantagem competitiva. Portanto, é preciso melhorar essas áreas, a fim de competir com o seu melhor concorrente. Para isso, responda aos seguintes questionamentos:

• Que fatores que estão dentro de seu controle prejudicam sua capacidade de obter ou manter uma vantagem competitiva?
• Que áreas precisam melhorar para atingir seus objetivos ou competir com seu concorrente mais forte?
• O que falta à sua empresa (por exemplo, experiência ou acesso a habilidades ou tecnologia)?
• Sua empresa tem recursos limitados?
• O seu negócio fica em um local ruim?

Oportunidades (fatores externos, positivos)

Oportunidades são fatores externos atrativos que representam razões pelas quais a sua empresa provavelmente prosperará. Para identificá-los, confira algumas perguntas essenciais:

• Que oportunidades existem no seu mercado ou no ambiente dos quais você pode se beneficiar?
• A percepção do seu negócio é positiva?
• Tem havido recente crescimento do mercado ou houve outras mudanças nele que possam criar uma oportunidade?
• Existe uma oportunidade em curso, ou há apenas uma janela para ele? Em outras palavras, quão crítico é o seu timing?

Ameaças (fatores externos, negativos)

As ameaças, por sua vez, incluem fatores externos fora do seu controle que poderiam colocar sua estratégia — ou o próprio negócio — em risco. Você não tem controle sobre eles, mas você pode ter planos de contingência para enfrentá-los se eles ocorrerem.

• Quem são seus concorrentes existentes ou potenciais?
• Que fatores além de seu controle poderiam colocar seu negócio em risco?
• Existem desafios criados por uma tendência desfavorável ou desenvolvimento que podem levar à deterioração das receitas ou lucros?
• Que situações podem ameaçar seus esforços de marketing?
• Houve uma mudança significativa nos preços dos fornecedores ou na disponibilidade de matérias-primas?
• E quanto a mudanças no comportamento do consumidor, na macroeconomia ou nas regulamentações governamentais que poderiam reduzir suas vendas?
• Existe um novo produto ou uma tecnologia inovadora, que torna seus produtos, equipamentos ou serviços obsoletos?

Mantenha o projeto simples com o MVP

Por querermos um produto final perfeito, costumamos fazer projetos bem complexos e cheios de funcionalidades, não é mesmo? Com isso, acabam sendo incluídos muitos detalhes extremamente desnecessários e que não agregam nenhum valor ao resultado. Assim, para que tudo dê certo, é fundamental iniciar com um projeto simples e pouco ambicioso, o qual seja preciso naqueles problemas que realmente precisam ser resolvidos.

É aqui que entra o MVP, um acrônimo para Minimum Viable Product — ou Produto Mínimo Viável, em português. A principal filosofia por trás desse conceito é que o segredo do sucesso de uma solução vem do fato de focarmos no produto/serviço, e não no êxito da empresa ou nos lucros.

Ou seja, em vez de considerar estes dois últimos, como foco, você buscará criar a solução que melhor soluciona os problemas dos seus clientes (internos e externos). O lucro será uma consequência lógica disso. Confira os passos principais:

Conhecer os problemas da persona

O primeiro passo rumo a um produto minimamente viável é delinear claramente quais são os problemas que seus clientes internos ou externos precisam resolver. Por exemplo, sua empresa fornece softwares para gerenciamento de e-commerces, mas você começa a perceber que eles têm um sério problema no engajamento com os clientes.

Então, seja proativo e pergunte a eles o que eles precisam para melhorar o negócio. Sabendo disso, você pode criar uma solução de CRM — Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente — voltada para e-commerces, mas somente com as ferramentas essenciais, como gerenciadores de e-mail marketing, de campanhas SMS, etc.

Pense em soluções específicas

Ainda por meio da pesquisa citada no tópico anterior, você ficará sabendo das ferramentas mais essenciais para o seu público imediato. Se atenha a elas! Não caia na tentação de aumentar o escopo do projeto sendo que seu público ainda não deseja aquilo ou, então, não tente ampliar seu público-alvo na esperança de um melhor retorno.

Quando você trabalha com uma ferramenta mais simples, você consegue apresentar rapidamente um produto para seu cliente — mesmo que ainda em fase de protótipo. Esse fato vai criar um engajamento maior e haverá menor espaço para concorrentes roubarem seus clientes.

Teste o conceito mais rapidamente

Frequentemente, as empresas gastam muito capital para desenvolver um produto ou serviço. Mas, ao final, descobre que o conceito estava equivocado, o que leva a um prejuízo muito grande. Por isso, no MVP, é preciso começar sem correr grandes riscos, investindo o mínimo a cada etapa e testando sempre.

Por exemplo, no caso citado anteriormente, em vez começar com uma ferramenta de CRM complexa, sua empresa pode começar com um gerenciador de SMS mais simples. Depois, você pode dar para alguns dos seus clientes testarem e opinarem sobre o que acham da interface e das funcionalidades.

Com esse retorno, você pode aprimorar o seu produto e acrescentar outra funcionalidade. Assim, por meio do incremento passo a passo com testes de conceito, o resultado será um produto final que realmente vai agregar valor aos seus clientes.

Lembre-se sempre de pensar barato e simples

No MVP, a ideia é agregar valor ao produto gradualmente, quando você já tem a segurança que o conceito testado anteriormente funcionou. Assim, as etapas são simples: produzir e testar de maneira contínua até chegar ao produto final.

Portanto, a cada etapa do desenvolvimento do projeto, você deve sempre utilizar o pensamento otimizador: como posso desenvolver a ferramenta mais barata e simples, mas fazer com que ela seja muito útil a meu cliente?

Acredite em si mesmo

Por fim, vem o aspecto mais importante para cumprir qualquer projeto: acreditar em si mesmo. Afinal, não é possível tocar qualquer projeto sem que você acredite profundamente que conseguirá cumprir tudo aquilo a que você se propôs. Isso também passa pela capacidade de não se abater e saber lidar com situações em que seus nervos ficam à flor da pele, uma vez que durante a execução das suas metas, nem tudo sairá como planejado.

Do contrário, caso não acredite em si mesmo, você passará por maus bocados e desistirá no meio do caminho. Mas lembre-se: todos nós somos capazes de realizar qualquer um dos nossos objetivos — só precisamos descobrir o caminho que nos levará a isso.

Desse modo, você sempre poderá encontrar a motivação da qual precisa, mesmo quando tudo parece prestes a desmoronar. Nesse sentido, ao ouvir empreendedores bem-sucedidos, você receberá sempre o mesmo relato: “eu não desisti mesmo quando todos falavam que eu falharia e acreditei em mim mesmo quando ninguém mais acreditava.”

Em outras palavras, mais do que qualquer técnica ou metodologia, esse é o principal fator que resulta em projetos realizados.

Certamente, se você seguir as dicas que listamos aqui, você vai obter o êxito de transformar seu projeto em realidade. Tudo dependerá de você. As melhores ferramentas você já tem em mãos. Agora, é a hora de sair do mundo das ideias e colocar tudo aquilo com o que sonha em prática.

Como já destacado, é muito simples começar: basta que você comece. Com isso em mente, vá com calma, passo a passo. Desse modo, em algum tempo, você relatará aqui ,no nosso post, que conseguiu concluir as suas metas.

Nossas dicas foram úteis para você dar o pontapé inicial e transformar um projeto em realidade? Que tal continuar recebendo conteúdos como este diretamente no seu e-mail? Então, assine nossa newsletter e fique sempre por dentro do que precisa para ter sucesso com o seu negócio!